热敏纸遇热后无色染料与显色剂发生化学反应产生颜色，于是使用热敏纸在传真机上接收信号打印或直接用热敏打印机打印时，图文即会显示出来。由于用作无色染料的品种有许多种，因此显现的字迹颜色就有不同，有蓝色、紫红色、黑色等。

热敏纸即热敏打印纸、热敏传真纸，用于热敏打印机和热敏传真机，它的质量直接影响到打印质量和保存时间，甚至影响打印机和传真机的使用寿命。随着办公自动化的发展普及，目前在经济、医疗、航空等各项商务活动中，以及在公安机关办理交通肇事、各类案件等工作中，热敏传真机、热敏打印机的应用越来越广泛，热敏纸已成为广泛应用的一种技术用纸，大多用于传真文件和热敏打印机直接打印等。