外函电总是以公司的名义，签署时首先要注明发信人所代表的公司，再签上发信人的姓名，也可加上其职衔。外贸函电是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。外贸函电包括建立客户业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理及仲裁等到几项特殊贸易的形式及经济技术合作。是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件，但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可是电子邮件、传真或MSN。